Het bieden van een optimale customer service in de kerstperiode is voor veel bedrijven een uitdaging. Er zijn bedrijven die het in die feestelijke periode rustiger hebben, terwijl andere ondernemingen het aanzienlijk drukker hebben. In beide gevallen moet de klantenservice hier natuurlijk goed op worden aangepast en dit moet u ook duidelijk communiceren.

Ook tijdens de kerstperiode hebben klanten vragen, willen ze advies of hebben ze klachten. Als u als bedrijf onbereikbaar bent, dan geeft dit een slechte klantervaring. Communiceer wanneer uw medewerkers bereikbaar zijn! Dat is een van de belangrijkste tips. In dit blog delen we nog 5 tips voor een goede customer service tijdens de kerstperiode.

1. Analyseer het voorgaande jaar

Om de customer service goed te kunnen inrichten is het belangrijk om te weten wat u kunt verwachten. Pak de gegevens van vorig jaar er eens bij van december en januari. Bekijk wat het volume was, maar controleer ook of er veranderingen waren in de manier waarop men contact opnam met de klantenservice. Verschoof dit bijvoorbeeld van voornamelijk telefonisch naar de mail of social media? Door goed te weten wat u kunt verwachten kunt u hier beter op inspelen.

2. Zorg goed voor uw klantenservicemedewerkers

Zeker wanneer de kerstperiode drukker is dan gewoonlijk is het belangrijk om extra goed te zorgen voor de klantenservicemedewerkers. Vaak krijgen zij te maken met klanten die meer gestrest zijn dan gewoonlijk. Dit betekent in de regel dat de customer service medewerkers het zwaar te verduren krijgen. Maak de dagen van deze medewerkers een stuk aangenamer met een persoonlijk bedankje, met iets lekkers op het bureau, met een schouderklopje of gewoon een fijn gesprekje op zijn tijd.

3. Bied je servicemedewerkers een service boost

Een boostsessie voor de servicemedewerkers kan geen kwaad. We benoemden het net al even: rond de kerstperiode ervaart iedereen meer stress dan gewoonlijk. Dit zorgt gemakkelijk voor frustraties en al die negatieve gevoelens worden afgevuurd op de servicemedewerkers. Hoe gaan deze medewerkers hiermee om? Hoe zorgen zij toch voor een positieve toon in het gesprek en – heel belangrijk – voor een positieve afloop voor beide partijen? Veel servicemedewerkers vinden een boost op dit vlak prettig.

4. Zorg voor een plan voor iedere situatie

In de kerstperiode lopen de zaken vaak net even anders dan anders. Dit kan er ook voor zorgen dat er fouten worden gemaakt die normaal gesproken niet voorkomen. Iets wat u niet wilt in deze periode is een crisis. Zorg daarom voor een plan voor iedere mogelijke situatie. Als er iets heel erg mis gaat, wie moet het frontliniepersoneel dan benaderen? Hoe moet het opgelost worden op een manier zodat de klanten er geen last van hebben? Breng alles in kaart en stel servicemedewerkers op de hoogte van de plannen.

5. Communiceer goed naar de klanten toe

Veel bedrijven kiezen ervoor om de openingstijden van de klantenservice te veranderen tijdens de kerstperiode. Daarnaast kunnen er veranderingen zijn in de bereikbaarheid. Het is mogelijk dat klanten iets langer moeten wachten door een grotere drukte aan de lijnen of op de chat, bijvoorbeeld. Zorg voor een optimale communicatie over eventuele wijzigingen in het schema of de bereikbaarheid naar de klanten toe.

Ziet u nog verbeterpuntjes in uw customer service?

Is uw klantenservice nog niet helemaal klaar voor de kerstperiode of voor 2019? Dan begint de tijd nu toch wel te dringen! De decembermaand krabbelt dichterbij. EarlyBridge kan u helpen om de customer service een boost te geven. Ontdek onze mogelijkheden online of neem vrijblijvend contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.